Az elmúlt évek gazdasági kihívásai egyértelműen rávilágítottak arra, hogy a vállalatok számára kulcsfontosságúvá vált a rugalmas alkalmazkodóképesség. Különösen igaz ez a humánerőforrás-menedzsment területén, ahol a megfelelő szakemberek megtalálása és megtartása egyre összetettebb feladatot jelent. A sikeres vállalkozások már felismerték, hogy a rövidtávú személyzeti tervezés helyett hosszú távú, stratégiai megközelítésre van szükség.
A hagyományos szemlélet, amely csupán az aktuális költségvetési időszakra összpontosít, napjainkban már nem elegendő. Az éves tervezés során ugyan meghatározzák a létszámot és a személyi költségeket, de ez gyakran figyelmen kívül hagyja a munkaerőpiac dinamikus változásait és a hosszabb távú üzleti célokat. Ez a korlátozott perspektíva két szempontból is problematikus: egyrészt túlságosan rövid időtávra fókuszál, másrészt nem számol kellőképpen a külső tényezők hatásaival.
A versenyképesség megőrzéséhez ma már elengedhetetlen a stratégiai szemléletű munkaerő tervezés, amely túllép az egyszerű létszámgazdálkodáson. Ez a folyamat biztosítja, hogy a megfelelő emberek, megfelelő képességekkel, a megfelelő helyen és időben álljanak rendelkezésre – méghozzá költséghatékonyan. A stratégiai munkaerő-tervezés általában három-öt éves időtávra tekint előre, és több lehetséges forgatókönyvet is figyelembe vesz.
A hatékony tervezés első lépése az üzleti stratégia meghatározása. Ez magában foglalja a hosszú távú célok világos megfogalmazását, amelyhez elengedhetetlen a megfelelő szakemberek bevonása. Különösen fontos, hogy a HR-szakértők is részt vegyenek ebben a folyamatban, hiszen végső soron az alkalmazottak valósítják meg a vállalati célokat. A stratégiai fókusz meghatározása után érdemes olyan kérdéseket megvizsgálni, mint a jövőbeli piaci pozíció, a sikeres végrehajtáshoz szükséges kulcstényezők, vagy a kiemelkedő teljesítményhez szükséges képességek.
A második lépés a jelenlegi helyzet alapos elemzése. Ez magában foglalja a meglévő humánerőforrás-állomány felmérését, különös tekintettel a munkakörökre és a rendelkezésre álló kompetenciákra. Az objektív értékelést segíti, ha nem személyekre, hanem pozíciókra összpontosítunk. A jelen állapot felmérése mellett fontos a jövőbeli igények előrejelzése is, amihez felhasználhatók múltbeli adatok, iparági benchmarkok vagy fejlettebb munkaerő-előrejelző elemzések.
A folyamat talán legnehezebb része annak meghatározása, hogy mely pozíciók kritikusak a vállalat jelenlegi és jövőbeli sikere szempontjából. Ehhez olyan szempontokat érdemes figyelembe venni, mint a stratégia megvalósításához való hozzájárulás mértéke, a kockázati tényezők, vagy a kulcsfontosságú készségek azonosítása. A kritikus szerepkörök meghatározása után következik a hiányosságok és kockázatok elemzése.
Ha eltérést találunk a jelenlegi állapot és a jövőbeli szükségletek között, meg kell tervezni az áthidalás módját. Mérlegelni kell például, hogy a belső képzés vagy az új munkatársak felvétele jelenti-e a hatékonyabb megoldást. Figyelembe kell venni a külső tényezőket is, mint a gazdasági környezet, a munkaerőpiaci trendek vagy a jogszabályi változások, amelyek befolyásolhatják a stratégia megvalósítását.
Végül, a feltárt információk alapján konkrét cselekvési tervet kell kidolgozni. Ennek során prioritásokat kell felállítani, és SMART célokat kell meghatározni a legkritikusabb területekre vonatkozóan. A terv végrehajtása során elengedhetetlen a folyamatos nyomon követés és szükség esetén a korrekciók végrehajtása.
Fontos megjegyezni, hogy maga a tervezési folyamat gyakran értékesebb, mint a végeredményként létrejött terv. A körültekintő stratégiai gondolkodás olyan szemléletet alakít ki a szervezetben, amely lehetővé teszi a gyorsabb alkalmazkodást a váratlan helyzetekhez és végső soron a kitűzött célok elérését. Így még ha a terv nem is valósul meg pontosan az elképzeltek szerint, a vállalat képes lesz rugalmasan reagálni a változásokra.
